Polityka Prywatności Ekspresowa Sieć Kurierska

1. Postanowienia ogólne 1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Ekspresowa Sieć Kurierska z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka” lub „Administrator”), prowadzącą działalność w zakresie transportu i logistyki. 1.2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych. 1.3. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych klientów, potencjalnych klientów, odbiorców przesyłek, użytkowników serwisu internetowego, kontrahentów oraz innych osób, których dane są przetwarzane przez Administratora w związku z prowadzoną działalnością transportową i logistyczną.

2. Administrator danych osobowych 2.1. Administratorem danych osobowych jest Ekspresowa Sieć Kurierska działająca na terytorium Polski. 2.2. Z Administratorem można skontaktować się w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych za pomocą danych kontaktowych udostępnionych na stronie internetowej Administratora lub w siedzibie Spółki.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych 3.1. Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON, numer dokumentu tożsamości (jeśli jest to konieczne),
   • dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres dostawy, numer telefonu, adres e‑mail,
   • dane dotyczące przesyłek: numer listu przewozowego, informacje o nadawcy i odbiorcy, informacje o zawartości przesyłki w niezbędnym zakresie, dane o statusie doręczenia,
   • dane dotyczące rozliczeń: numer rachunku bankowego, informacje o płatnościach, historia transakcji,
   • dane związane z korzystaniem z serwisu internetowego: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o aktywności w serwisie, typ przeglądarki, dane dotyczące urządzenia,
   • dane pozyskane w toku współpracy biznesowej: dane przedstawicieli i pracowników kontrahentów (imię, nazwisko, stanowisko, służbowe dane kontaktowe).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych 4.1. Realizacja usług transportowych i kurierskich Dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy przewozu, logistycznej lub innej umowy związanej z działalnością Administratora, w tym:

   • przyjęcia zlecenia,
   • realizacji odbioru, sortowania, przewozu i doręczenia przesyłek,
   • obsługi reklamacji, zwrotów i roszczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – prawidłowa organizacja usług).

4.2. Realizacja obowiązków prawnych Dane są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności w zakresie prawa podatkowego, rachunkowego, transportowego i pocztowego. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze).

4.3. Ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń Dane mogą być przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami oraz wykazywania należytego wykonania usług. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

4.4. Prowadzenie bieżącej komunikacji i obsługi klienta Dane są przetwarzane w celu odpowiedzi na zapytania, prowadzenia kontaktu w sprawie realizowanych usług, obsługi formularzy kontaktowych oraz prowadzenia korespondencji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – zapewnienie właściwej obsługi klienta).

4.5. Marketing bezpośredni i rozwój usług Za zgodą osoby, której dane dotyczą, lub w oparciu o uzasadniony interes Administratora dane mogą być wykorzystywane do:

• przesyłania informacji handlowych i marketingowych,
• dostosowywania oferty do potrzeb klientów,
• analiz statystycznych i badania satysfakcji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora – rozwój działalności).

5. Źródła pochodzenia danych 5.1. Dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. przy zakładaniu zlecenia, poprzez formularze online, w korespondencji). 5.2. W przypadku odbiorców przesyłek dane mogą zostać przekazane przez nadawcę przesyłki, który zobowiązany jest do przekazania tych danych zgodnie z prawem. 5.3. Dane mogą też pochodzić od kontrahentów, z którymi Administrator współpracuje w ramach świadczenia usług transportowych i logistycznych.

6. Odbiorcy danych 6.1. Dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

   • podwykonawcom i partnerom świadczącym usługi transportowe, kurierskie, magazynowe i logistyczne na rzecz Administratora,
   • podmiotom świadczącym usługi informatyczne, hostingu, utrzymania systemów oraz usługi wsparcia technicznego,
   • firmom księgowym, doradczym, prawnym, audytorskim,
   • operatorom płatności i bankom,
   • firmom windykacyjnym i ubezpieczeniowym – w uzasadnionym zakresie,
   • organom publicznym i instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. 6.2. Odbiorcy danych przetwarzają dane osobowe na podstawie odpowiednich umów lub przepisów prawa, z zachowaniem zasad poufności i bezpieczeństwa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy 7.1. Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza EOG). Jeśli jednak w konkretnym przypadku takie przekazanie nastąpi (np. z uwagi na specyfikę zlecenia międzynarodowego), Administrator zapewni zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO.

8. Okres przechowywania danych 8.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony dla ochrony przed roszczeniami. 8.2. W szczególności:

   • dane związane z umową i realizacją usług są przechowywane co najmniej przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania,
   • dane niezbędne do dochodzenia roszczeń – do upływu okresów przedawnienia roszczeń przewidzianych w przepisach prawa.

9. Prawa osób, których dane dotyczą 9.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

   • prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
   • prawo sprostowania (poprawiania) danych,
   • prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych prawem,
   • prawo ograniczenia przetwarzania danych,
   • prawo przenoszenia danych do innego administratora,
   • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
   • prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania. 9.2. Z powyższych praw można skorzystać, kontaktując się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych podanych w serwisie lub dokumentach umownych.

10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego 10.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych odbywa się z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.

11. Pliki cookies i technologie podobne 11.1. Serwis internetowy Administratora może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dostosowania treści do preferencji użytkownika, analizy ruchu oraz prowadzenia statystyk. 11.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki internetowej, w tym blokować wykorzystywanie cookies. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

12. Zabezpieczenia danych 12.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, w szczególności chroniąc je przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym bezprawnym przetwarzaniem. 12.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora oraz podmioty przetwarzające na jego zlecenie, w niezbędnym zakresie.

13. Zmiany Polityki Prywatności 13.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, metod przetwarzania danych lub rozwoju usług. 13.2. Aktualna treść Polityki jest publikowana na stronie internetowej Administratora i obowiązuje od dnia jej udostępnienia.

14. Kontakt 14.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, należy kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych na stronie internetowej Ekspresowa Sieć Kurierska lub w dokumentach umownych.